Privacybeleid

Springbok Coaching, is een besloten vennootschap, met zetel te 8501 Heule (Kortrijk), Mellestraat 297A en ingeschreven in de KBO onder het nummer 0650.718.560.

Springbok Coaching is de verantwoordelijke voor de verwerking van je gegevens. Dit betekent dat wij het doel (het “waarom”) en de middelen (het “hoe”) van de verwerking van je persoonsgegevens bepalen en dat wij het aanspreekpunt zijn voor alle vragen over het gebruik/verwerken van je persoonsgegevens binnen onze onderneming.

Mocht je nog verdere vragen hebben, dan kan je ons altijd bereiken via onderstaande gegevens:

• per email: privacy@springbokcoaching.be
• per post: Springbok Coaching BV, Mellestraat 297A, 8501 Heule
• per telefoon : +32 (0)484 58 60 06

Myvitacheck.be is ook een online platform dat wordt beheerd door Springbok Coaching BV en dat dezelfde privacyverklaring hanteert.

Afhankelijk van welke relatie je hebt ten aanzien van ons, verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens. Springbok Coaching maakt onderscheid tussen volgende categorieën van personen:

(1) bezoekers van onze website www.springbokcoaching.be, hierna onze/de “Website”;
(2) (contactpersonen/personeelsleden van) (mogelijke) klanten in het kader van onze dienstverlening (coaching, workshops, analyses…);
(3) zelfstandige health coaches waarmee wij een samenwerkingsovereenkomst hebben;
(4) personen die solliciteren bij Springbok Coaching;
(5) personen die inschrijven op onze marketing acties.

Overzicht

Categorie 1: Je bezoekt onze website
Wij verzamelen o.a. je IP-adres, datum en tijdstip van je bezoek aan onze Website en andere technische gegevens en dit doen we om een vlotte verbinding met onze Website te garanderen, comfortabel gebruik van onze website en het analyseren van de veiligheid en stabiliteit van ons systeem.

Categorie 2: Je contacteert ons
Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer je ons contacteert. Afhankelijk van de manier waarop je ons contacteert verzamelen we o.a. je naam en voornaam, e-mailadres, telefoonnummer en alle persoonsgegevens die je vrijwillig aan ons doorgeeft en dit doen we zodat we je (aan)vraag kunnen verwerken.

Categorie 3: Je neemt deel aan onze diensten/activiteiten
Wij verzamelen persoonsgegevens als je deelneemt aan door ons georganiseerde activiteiten/workshops/…, zoals bijvoorbeeld gegevens over je leef- en eetgewoontes, over bepaalde sportactiviteiten en soms ook gegevens over je gezondheid. In bepaalde gevallen vallen hier ook financiële gegevens (zoals je bankrekeningnummer, ondernemings-/btw-nummer, klantennummer…) onder in het kader van de facturatie van onze diensten. Deze persoonsgegevens verzamelen we op grond van je expliciete toestemming en/of op basis van onze contractuele relatie.

Categorie 4: Je solliciteert
Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer je bij ons solliciteert als kandidaat-coach of -medewerker, zowel wanneer je solliciteert naar aanleiding van een vacature als bij een spontane sollicitatie. Bij een sollicitatie worden je naam en voornaam, (email)adres, huidige functie, cv, eventueel foto’s en andere persoonsgegevens die door jou worden overgemaakt in kader van de sollicitatie overgemaakt. Deze persoonsgegevens verwerken we in het kader van de sollicitatieprocedure en het nemen van een beslissing over het al dan niet aanwerven.

Categorie 5: Je neemt deel aan onze marketing acties
Binnen onze marketing mix zijn er tal van inspirationele kanalen via welke we jou willen laten proeven van ons aanbod en onze dienstverlening. Zo kan je je inschrijven voor onze nieuwsbrief, whitepapers en andere e-books downloaden, deelnemen aan online webinars, deel uitmaken van onze Whealthy community, deelnemen aan onze social media acties en polls. Om je inschrijving voor deze direct marketing acties en events te kunnen verwerken, zullen wij je naam, voornaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer verzamelen. We verwerken deze persoonsgegevens op grond van je uitdrukkelijke toestemming en kunnen gebruikt worden voor marketing en sales doeleinden.

Categorie 1: Je bezoekt onze website

Als je onze Website www.springbokcoaching.be of www.myvitacheck.be bezoekt, zal je internetbrowser automatisch en zonder je toedoen volgende persoonsgegevens naar de server van onze Website sturen en deze tijdelijk in een bestand (een zogenaamde logfile) opslaan:

• Het IP-adres van je toestel;
• De datum en het tijdstip van de toegang tot onze Website;
• De naam en de URL van de opgevraagde pagina/bestand;
• De website/applicatie vanwaar je onze Website bezoekt (“referer-URL”);
• De internetbrowser die je gebruikt;
• Indien van toepassing: welk besturingssysteem je toestel gebruikt;
• De naam van je provider.

De bovenstaande persoonsgegevens worden verstuurd naar onze servers en daar bewaard voor volgende doeleinden:

• Een vlotte verbinding garanderen;
• Een comfortabel gebruik van onze Website garanderen;
• De veiligheid en stabiliteit van het systeem analyseren.

Wij verwerken je persoonsgegevens op grond van art. 6 eerste lid, f) van de AVG. Ons rechtmatig belang vloeit voort uit de hierboven vermelde doeleinden van de gegevensverwerking.

Je persoonsgegevens worden gedurende 2 jaar opgeslagen en vervolgens automatisch gewist.

Categorie 2: Je contacteert ons

Als je ons contacteert per telefoon of e-mail dan verzamelen wij persoonsgegevens, zoals je naam en voornaam, e-mailadres en/of telefoonnummer en alle persoonsgegevens die je ons meedeelt. Vanzelfsprekend zullen wij deze persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen.

Springbok zal de persoonsgegevens verwerken met één doel, namelijk: je (aan)vraag verwerken. Door je persoonsgegevens te verwerken kunnen wij je vragen beantwoorden, eventuele problemen oplossen en je tevredenheid over ons bevorderen.

Wij verwerken je persoonsgegevens op grond van art. 6 eerste lid, f) van de AVG. Ons rechtmatig belang vloeit voort uit de hierboven vermelde doeleinden van de gegevensverwerking.

Categorie 3: Je neemt deel aan onze diensten/activiteiten

Als je deelneemt aan door ons georganiseerde activiteiten/workshops/… of je gebruik maakt van onze diensten dan verzamelen wij persoonsgegevens zoals leef- en eetgewoontes, gegevens over je gezondheid of financiële gegevens in kader van de facturatie.

Springbok zal de persoonsgegevens verwerken met het oog op het leveren door de door jou aangevraagde dienst/activiteit (bijvoorbeeld: coachings, screenings, workshops, analyses…) en de facturatie ervan. Persoonsgegevens in deze categorie kunnen ook verwerkt worden voor het uitvoeren van opdrachten van de betrokken opdrachtgevers waarvoor het verwerken van je persoonsgegevens noodzakelijk is.

Wij verwerken persoonsgegeven i.v.m. je gezondheid op grond van art. 6 eerste lid a) en art. 9 van de AVG. Deze persoonsgegevens worden enkel verwerkt met je expliciete toestemming. Je kan steeds deze toestemming intrekking door ons te contacteren op privacy@springbokcoaching.be. Wanneer je je toestemming intrekt, zal Springbok de persoonsgegevens rechtmatig verwerken tot dat moment.

Wij verwerken de overige persoonsgegevens bij deelname aan activiteiten/uitvoeren van onze diensten op grond van art. 6 eerste lid b) van de AVG, namelijk op grond van onze contractuele relatie stel je ons deze persoonsgegevens ter beschikking.

Na het uitvoeren van onze opdracht, bewaren wij je persoonsgegevens gedurende de wettelijk bepaalde periode (gewoonlijk tien jaar na het einde van de overeenkomst). Wij zullen, behalve wanneer we je contactgegevens gebruiken voor reclamedoeleinden, deze persoonsgegevens enkel nog verwerken 1) in het geval van een financiële controle of 2) in het geval dat de opdrachtgever/jij vragen hebt.

Categorie 4: Je solliciteert

Bij een sollicitatie zullen persoonsgegevens zoals je naam, voornaam, adres- en contactgegevens, cv, huidige functie, foto’s, contactgegevens van referenties en andere gegevens die je ons overmaakt, worden verwerkt.

De verwerking gebeurt in het kader van een sollicitatieprocedure op grond van art. 6 eerste lid b) van de AVG zodat wij contact met jou kunnen opnemen om een sollicitatiegesprek in te plannen, je kennis te geven van onze beslissing om je al dan niet aan te werven en ten slotte voor het (mogelijk) sluiten van een arbeids- of samenwerkingsovereenkomst.

Je kan op elk moment je sollicitatie intrekken door ons te contacteren op privacy@springbokcoaching.be. 

Categorie 5: Je neemt deel aan onze marketing acties

Binnen onze marketing mix zijn er tal van inspirationele kanalen via welke we jou willen laten proeven van ons aanbod en onze dienstverlening. Zo kan je je inschrijven voor onze nieuwsbrief, whitepapers en andere e-books downloaden, deelnemen aan online webinars, deel uitmaken van onze Whealthy community, deelnemen aan onze social media acties en polls. Om je inschrijving voor deze direct marketing acties en events te kunnen verwerken, zullen wij je naam, voornaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer verzamelen. We verwerken deze persoonsgegevens op grond van je uitdrukkelijke toestemming en kunnen gebruikt worden voor marketing en sales doeleinden.

De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt enkel op grond van je uitdrukkelijke toestemming zoals omschreven in art. 6 eerste lid a) van de AVG. Je kan steeds deze toestemming intrekken door je uit te schrijven op onze nieuwsbrief via de link die je in elke nieuwsbrief onderaan terugvindt of door ons een e-mail te sturen op privacy@springbokcoaching.be. Wanneer je je toestemming intrekt, zal Springbok de persoonsgegevens rechtmatig verwerken tot op dat moment.

Springbok zal bij intrekking van je toestemming je persoonsgegevens wissen uit de e-maillijst en niet meer gebruiken om nieuwsbrieven te sturen. Hou rekening met een termijn van één maand voor de wijzigingen doorgevoerd zijn.

Springbok Coaching maakt als beheerder van deze Website gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine data- of tekstbestanden die op de computer of mobiel apparaat worden geïnstalleerd wanneer je een website bezoekt of een (mobiele) applicatie gebruikt waardoor bepaalde gebruikersinformatie wordt opgeslagen.

Bepaalde cookies zijn voor onze Website noodzakelijk voor het goed functioneren en je kan deze noodzakelijke/functionele cookies niet weigeren als je onze Website wil bezoeken.

Springbok Coaching maakt gebruik van volgende cookies op de Website. Als je meer informatie wenst over de verwerking van persoonsgegevens via cookies, dan verwijzen wij je door naar onze cookieverklaring.

In regel sluit Springbok Coaching het doorgeven van persoonsgegevens aan derden uit. Uitzonderlijk worden persoonsgegevens in opdracht van ons door verwerkers (o.a. IT-dienstverleners, onze zelfstandige health coaches, advocaten of andere adviseurs, …) verwerkt. Wij zorgen ervoor dat de verwerkers zorgvuldig geselecteerd worden, gecontroleerd worden en contractueel verbonden zijn volgens artikel 28 van de AVG.

Voor bepaalde categorieën van hierboven vermelde verwerking van persoonsgegevens doen wij beroep op specifieke gegevensverwerkers waarover wij je graag verder informeren:

Je bezoekt onze Website

Opslag en verwerking door Google
Wij maken gebruik van Google Analytics (een dienst aangeboden door Google) voor de analyse van het gebruik van onze Website. Als je onze Website bezoekt, dan kan je ermee akkoord gaan dat bepaalde persoonsgegevens, zoals je IP-adres, geografische locatie, browsertype, duur van je bezoek aan de Website, enz. worden overgedragen aan Google.

Google is een bedrijf gevestigd in Amerika. Google zorgt ervoor dat er bij verwerking van je persoonsgegevens voldoende waarborgen zijn dat de verwerking gebeurt volgens de eisen van de GDPR en dat er, indien nodig, voldoende juridische waarborgen in hun overeenkomsten zijn ingebouwd voor de bescherming van je persoonsgegevens. Je kan hierover meer lezen in het privacybeleid van Google. De overgedragen gegevens worden bewaard op de servers van Google.

Wij hebben geen invloed op de concrete gegevensverwerking door Google.

Links op onze Website
Op onze Website zijn links naar websites van derden te vinden (bijvoorbeeld: sociale media websites, links naar de website van eerdere cliënten of partners…) waarvan de gebruiksvoorwaarden/privacyverklaring niet vallen binnen het toepassingsgebied van deze privacyverklaring. Springbok Coaching raadt je dan ook aan om op dergelijke websites de privacyverklaring aandachtig te lezen, zodat je op de hoogte bent over hoe zij je persoonsgegevens verwerken.

Je neemt deel aan onze activiteiten/maakt gebruik van onze diensten

Opslag en verwerking door Surveymonkey en Wenite
Wij maken gebruik van Surveymonkey (Momentive Inc.) en Wenite voor bevragingen.

Momentive Inc. is een internationaal bedrijf met hoofdzetel in Amerika. In hun privacyverklaring garanderen zij een passend beschermingsniveau via contractuele bepalingen volgens de standaardbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.

Als innovatief HR-technologiebedrijf wil Wenite organisaties van elke omvang een allesomvattend platform bieden voor de werknemersbeleving. Bij Wenite hechten ze veel belang aan privacy. Hun privacybeleid is van toepassing op de website en op alle websites en mobiele applicaties die door Wenite worden beheerd of gecontroleerd. Het beleid beschrijft hoe ze persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

Opslag en verwerking door Microsoft
Om bepaalde gegevens in verband met onze activiteiten te kunnen opslaan, gebruiken wij OneDrive, een toepassing van Microsoft om gegevens in de Cloud te kunnen opslaan. In het kader van ons gerechtvaardigd belang, namelijk om ervoor te kunnen zorgen dat wij onze activiteiten kunnen uitoefenen, zullen wij (bepaalde) van je persoonsgegevens overdragen aan Microsoft.

Microsoft is een bedrijf o.a. gevestigd in Amerika. In hun privacy statement garanderen zij dat zij de overgedragen gegevens verwerken volgens de eisen van de GDPR en voldoende juridische mechanismen inbouwen voor de bescherming van de persoonsgegevens. De overgedragen gegevens worden bewaard op servers van Microsoft.

Opslag en verwerking door AG Health Partner
Om onze activiteiten aan te bieden, wordt in sommige gevallen samengewerkt met het AG Health Partner, een digitaal platform waar op vraag van onze opdrachtgevers, werknemers worden geïnformeerd en gemotiveerd rond welzijn op het werk.

In het kader van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het aanbieden en uitoefenen van onze activiteiten/diensten, worden bepaalde persoonsgegevens overgedragen aan AG Health Partner. AG Health Partner is een Belgische onderneming met zetel in België. In hun privacybeleid kan je lezen hoe zij omgaan met persoonsgegevens en op welke manier zij deze verwerken.

Opslag en verwerking door Waldon
Wij maken gebruik van Waldon voor het ondersteunen van digitale welzijnsprogramma’s. Waldon biedt een platform waarmee organisaties het mentale welzijn van werknemers kunnen monitoren en verbeteren. Waldon hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In hun privacyverklaring leggen zij uit hoe zij gegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de GDPR. Meer informatie vind je in hun privacyverklaring.

Opslag en verwerking door Thinkific
Voor het aanbieden van online leertrajecten maken wij gebruik van Thinkific, een platform dat het mogelijk maakt om digitale leeromgevingen op te zetten. Thinkific is gevestigd in Canada en voldoet aan de strenge Canadese privacywetgeving, die door de Europese Commissie als adequaat wordt beschouwd. In hun privacybeleid leggen ze uit hoe ze persoonsgegevens verwerken en beveiligen. Meer informatie vind je in hun privacyverklaring.

Opslag en verwerking door Biometriq
Wij maken gebruik van Biometriq voor het verzamelen van inzichten rond mentaal welzijn via gevalideerde vragenlijsten en analysetools.
Biometriq is een Belgisch HR-techbedrijf dat gespecialiseerd is in wetenschappelijk onderbouwde welzijnsmetingen. In hun privacyverklaring geven zij aan dat ze persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de GDPR. Ze hanteren strikte technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van de gegevens te waarborgen. Meer informatie vind je in hun privacyverklaring.

Opslag en verwerking door Firstbeat
Wij maken gebruik van Firstbeat voor metingen van fysieke parameters zoals hartslag en stressniveaus, ter ondersteuning van welzijnsprogramma’s.
Firstbeat is gevestigd in Finland en conformeert zich volledig aan de GDPR. Hun privacybeleid beschrijft op transparante wijze hoe gegevens worden verzameld, verwerkt en beschermd. Meer informatie vind je in hun privacyverklaring.

Je schrijft je in op onze nieuwsbrief
Wij gebruiken Klaviyo om onze nieuwsbrieven naar jou te mailen. Klaviyo is een webprogramma waarmee we nieuwsbrieven aanmaken en versturen met verzendlijsten. Als je je inschrijft op onze nieuwsbrief, dan ga je ermee akkoord dat je e-mailadres, voor- en achternaam wordt overgedragen aan Klaviyo in overeenstemming met hun privacyverklaring en algemene voorwaarden.

Klaviyo is in Amerika gevestigd bedrijf. Klaviyo garandeert dat de gegevensverwerking door hen gebeurt volgens de eisen van de GDPR en je persoonsgegevens worden beschermd door de algemene beschermingsgaranties. De overgedragen gegevens zullen worden bewaard op de server van Klaviyo.

Springbok Coaching heeft geen enkele invloed op de concrete gegevensverwerking door Klaviyo.

Je hebt verschillende rechten in verband met je persoonsgegevens. Als je een van onderstaande rechten wenst uit te oefenen, neem dan contact op met privacy@springbokcoaching.be. We zullen zo snel mogelijk (en ten laatste binnen vier weken) reageren.

Recht op informatie, toegang en inzage (Art. 15 van de AVG)

Je recht op informatie betekent dat je ons kan vragen naar de doeleinden van verwerking, bewaartermijn(en) van de persoonsgegevens en de grondslag waarop we je persoonsgegevens verwerken.

Je recht van toegang en inzage betekent dat je ons altijd kan vragen (1) of we persoonsgegevens van je verwerken, (2) welke van je persoonsgegevens we verwerken en (3) of wij deze informatie rechtstreeks (= wij hebben de persoonsgegevens zelf opgevraagd) of onrechtstreeks (= van een andere bron) hebben verkregen.

Recht op rectificatie (Art. 16 van de AVG)

Je recht op rectificatie betekent dat je ons kan vragen je persoonsgegevens (1) te verbeteren wanneer je merkt dat wij onjuiste persoonsgegevens bewaren of (2) aan te vullen wanneer je persoonsgegevens onvolledig zijn. Springbok Coaching doet haar uiterste best om de gegevens correct en zo volledig mogelijk op te slaan.

Als je ons vraagt om je persoonsgegevens aan te passen, zullen wij ook derden (aan wie wij deze persoonsgegevens hebben overgemaakt) inlichten over de aanpassing(en)/aanvulling(en), behalve wanneer dit een onevenredige inspanning vergt.

Recht op gegevenswissing (Art. 17 van de AVG)

Je kan ons vragen om je persoonsgegevens te wissen als er geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken, maar dit kan enkel in bepaalde gevallen:

• wanneer de persoonsgegevens niet meer nodig zijn om het verwerkingsdoel te vervullen;
• wanneer wij de persoonsgegevens onrechtmatig zouden verwerken;
• wanneer er een wettelijke verplichting is die ons dwingt de gegevens te wissen;
• wanneer je je toestemming tot verwerking intrekt.

Wij kunnen je vraag weigeren wanneer de verwerking van je persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld het instellen van een vordering in rechte of voor het vervullen van een wettelijke plicht.

Recht op beperking van verwerking (Art. 18 van de AVG)

Je hebt het recht om aan ons te vragen dat wij de gegevensverwerking van je persoonsgegevens beperken, wat wil zeggen dat we vanaf het moment van je verzoek enkel nog je persoonsgegevens opslaan. Wij brengen derden aan wie we de persoonsgegevens overmaakten op de hoogte van de beperking, tenzij dit onmogelijk is/onevenredig veel inspanningen van ons vraagt.

Wanneer je het recht op beperking van verwerking succesvol uitoefent, kunnen wij je persoonsgegevens enkel nog verwerken met je toestemming of wanneer wij een vordering in rechte instellen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20 van de AVG)

Je hebt het recht om je persoonsgegevens op een gebruiksvriendelijke manier te verplaatsen van de ene informatica-omgeving naar de andere. Je kan aan ons je persoonsgegevens opvragen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm (vb. XML, JSON of CSV) zodat je je persoonsgegevens kan (her)gebruiken voor een andere dienst. Om dit recht uit te oefenen, zijn er drie voorwaarden waaraan voldaan dienen te zijn:

• De verwerking vindt plaats op basis van toestemming/overeenkomst;
• Er is een geautomatiseerde verwerking (het gaat dus niet om papieren documenten);
• Je hebt je persoonsgegevens zelf aan ons overgemaakt.

Recht van bezwaar tegen de verwerking (Art. 21 van de AVG)

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens wanneer Springbok Coaching niet langer het recht heeft om je persoonsgegevens te verwerken of je kan aan ons vragen dat wij je persoonsgegevens verwijderen.

Wij zullen niet altijd je recht op beperking kunnen inwilligen: soms zijn er dwingende gronden (bijvoorbeeld: een vordering in rechte) die zwaarder doorwegen dan jouw recht op beperking van verwerking. Wij zullen in het geval dat er dergelijke gronden bestaan, dit ook documenteren en aan je meedelen in ons antwoord op je verzoek.

Klachten i.v.m. gegevensverwerking door Springbok Coaching (Art. 77 van de AVG)

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensautoriteit; Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (tel: +32 2 274 48 00 of via contact@apd-gba.be)

Springbok Coaching verbindt zich om redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde toegang tot je persoonsgegevens of (ii) het verlies, misbruik of wijziging van je persoonsgegevens.

Springbok Coaching bewaart de verzamelde persoonsgegevens steeds in de cloud.

We doen ons uiterste best om de veiligheid van de verzamelde persoonsgegevens te bewaken, maar helaas kunnen wij geen onfeilbaar niveau garanderen. Geen enkele overdracht/doorgifte via het internet of elektronische opslag is 100% veilig.

In geen geval kan Springbok Coaching aansprakelijk worden gesteld voor directe/indirecte schade die voortkomt uit een foutief/onrechtmatig gebruik door een derde van je bij Springbok Coaching opgeslagen persoonsgegevens.

Springbok Coaching probeert de privacyverklaring regelmatig te updaten. Wij raden je aan om regelmatig de Website te raadplegen om zo op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen in onze privacyverklaring.

Deze versie dateert van 14 april 2025.

Als je na het lezen je rechten wenst uit te oefenen of nog vragen hebt over de privacyverklaring, kan je ons altijd bereiken via privacy@springbokcoaching.be.