• Blog
  • Hybride werken als team: waarom ook jouw team een teamboost kan gebruiken

15 maart 2022

Hybride werken als team: waarom ook jouw team een teamboost kan gebruiken

Teams zijn de drijvende kracht achter elke organisatie. Hoewel we ons hier wel degelijk van bewust zijn, hebben heel wat teams de afgelopen twee jaar geleden onder de pandemie. Het gebrek aan connectie, de verminderde kwaliteit van onze communicatie, tal van onpersoonlijke gesprekken en een gevoel van isolatie: slechts enkele van de vele (negatieve) effecten die we hebben gezien, gehoord en gevoeld door hybride te werken als team. Net daarom hebben we bij Springbok beslist om ook volop in te zetten op teamcoaching en het ondersteunen van (w)healthy teams.
jackalope-west-02HBQ2w_yak-unsplash

Teams, de drijvende kracht achter elke organisatie

Niet toevallig ben ik, Leïla Minten, gebeten door teams en de teamdynamiek tussen de leden onderling. Ik heb het geluk en de eer om deel te mogen uitmaken van de Springbok-familie en mijn expertise rond teamcoaching verder te kunnen ontwikkelen binnen het kader van (w)healthy workplaces. In deze blogpost wil ik de aandacht vestigen op het ontwikkelen van efficiënte (hybride) teams. Waarom ‘hybride’? We weten dat de toekomst van onze werkomgeving per definitie hybride zal zijn. Terugkeren naar het oude normaal is ondenkbaar. Gevolg: teams zullen de manier waarop ze functioneren moeten aanpassen aan de blijvende virtuele én fysieke werkvorm, en alles daartussenin. Meer dan ooit is het belangrijk om een gezond evenwicht te vinden tussen onze thuiswerksituatie en de teamdynamiek.

Hybride werken als team: het verlies van verbindende teamcommunicatie

Dinsdagochtend, 9 u. Met mijn hete thee in de hand ren ik naar mijn thuisbureau en klik ik snel op de ‘join meeting’-knop op Teams. (Unmute) “Goeiemorgen!” (Mute). Ik ga rustig zitten, zet mijn tas thee neer en open op mijn tweede scherm mijn Outlookapplicatie. Welke mail zal ik eerst beantwoorden?

Herkenbaar? Vast wel. Virtuele meetings en online teamoverleg zijn dagelijkse kost geworden. Wanneer we thuiswerken switchen we van de ene vergadering naar de andere, zonder bio-breaks, zonder recht te staan van onze stoel en misschien zelfs zonder deftig te lunchen. Los van het feit dat dit ritme mentaal onhoudbaar is en enorm schadelijk voor ons concentratievermogen, zijn we ook nog eens permanent aan het multitasken. Tijdens dat virtueel overleg beantwoorden we tegelijkertijd ook onze mails, werken we snel de PowerPointpresentatie af voor de webinar van morgen en bestellen we ondertussen op bol.com een cadeautje voor ons nichtje dat volgend weekend jarig is.

Sinds de COVID-19-pandemie merken we bij veel teams een groot verlies van verbindende teamcommunicatie. Niet alleen het verplichte thuiswerken, maar ook de hybride context maakt het een pak moeilijker om echt in verbinding te blijven met elkaar. Voeg daar een onpersoonlijk scherm aan toe en de onuitgesproken regel van ‘al wie niet spreekt moet z’n microfoon muten’, en het wordt algauw duidelijk dat we enorm veel van onze natuurlijke, organische vorm van communiceren zijn verloren. Ondanks het feit dat we dus constant geconnecteerd zijn via het net en permanent aan het communiceren zijn, zijn we het verbindende aspect hierin verleerd. Zo stelt Erica Dhawan in haar boek Digital Body Language dat vandaag ongeveer 70% van alle teamcommunicatie virtueel verloopt en dat we per dag rond de 360 biljoen e-mails sturen – met een gemiddelde van 30 mails per persoon.

Door lineaire communicatiestromen te laten primeren, zijn we eraan gewend geraakt om slechts vanuit één perspectief te denken: het onze, zonder voeling met onze gesprekspartner. Een risicovolle realiteit, aangezien digitale communicatie des te meer nood heeft aan nuancering en explicitering net doordat er via het digitale kanaal zoveel context verloren gaat. We kunnen niet de juiste stemtaal inzetten om een bepaalde emotie over te brengen of nadruk te leggen, en door een verminderde mimiek en lichaamstaal kunnen we niet via oogcontact of geknik onze woorden kracht bijzetten of empathie tonen. Daarom moeten we onze emoties en non-verbale communicatie expliciet uiten tijdens videocalls of neerschrijven in mails en berichten.

Minder connectie met je team

Een negatief effect van dit hybride werk: minder connectie binnen en met je team. Je kent ongetwijfeld de online groepsdiscussies waarin passiviteit en een compleet gebrek aan betrokkenheid de norm zijn geworden. Denk maar aan de meetings met quasi non-stop éénrichtingsverkeer en de ijzige stilte na de vraag “Zijn er nog vragen?”. Gek genoeg krijgen zij die de vergadering leiden hierdoor net meer schrik om interactie te stimuleren en gaan ze nog meer in een monoloog vervallen omdat ‘de mensen toch niet reageren’. Een opvallende trend bij de teams die ik de voorbije maanden heb begeleid, is een duidelijke inefficiëntie van online vergaderen. Denk: deelnemers verstoppen zich achter hun gedeactiveerde camera, unmuten de microfoon voor een kort “Hallo!” en eindigen de call op dezelfde manier met een “Bedankt, fijne dag verder”.

Teamcommunicatie en team-dynamica: inspirerende voorbeelden uit de praktijk

Hybride werken is the way forward, zoveel is duidelijk. Ondanks alle uitdagingen die ermee gepaard gaan, is verbinden met je team in een hybride setting wel degelijk mogelijk. Alleen moeten we er wat extra moeite voor doen. En die moeite vond ik – moeiteloos – binnen het interne Springbok-team.

Net als Brecht die met z’n podcastreeks #walkyourtalk inspirerende verhalen brengt van businessleiders die inzetten op (w)healthy workplaces, passen we met de Springbokfamilie ook enkele best practices toe voor effectieve team-dynamica. Al met enkele simpele ingrepen zet dit team in op het welzijn van al z’n leden – dat heb ik als nieuwste lid first-hand mogen ervaren.

Geen teamvergadering zonder check-in

Elke teamvergadering start standaard met een check-in – grondig voorbereid of ter plekke geïmproviseerd. Deze check-ins zorgen ervoor dat iedereen van bij het begin actief betrokken is (en blijft) bij de vergadering en dat iedereen met respect naar elkaar luistert.

Enkele voorbeelden:

• kort mindfulness-moment: een collega begeleidt het team doorheen een visualisatie-oefening (met gesloten ogen) en geeft iedereen de kans om bij zichzelf in te checken en te landen
• rondje met open vraag “Met welke energie zit je hier?”

Live meetings op vaste tijdstippen

Nog zo’n goed voorbeeld: op vaste momenten organiseert het Springbok-team fysieke vergaderingen, ook wel ‘Jedi councils’. Tijdens die meetings is iederéén fysiek aanwezig op kantoor en maken we tijd voor connectie, strategie en uitwisseling. Ze worden ruim op voorhand ingepland en krijgen altijd voorrang op andere vergaderingen. Vóór elke council krijgen alle deelnemers een duidelijke agenda met rolverdeling. Niet alleen de voorzitter leidt deze agenda, vaak nemen andere teamleden ook agendapunten op zich. Elke meeting is heel gevarieerd: we krijgen informatie, wisselen info uit over lopende projecten, luisteren naar een voorstelling of presentatie van een collega over een specifiek thema en maken tijd voor connectie door samen te lunchen en in subgroepjes klantendossiers te evalueren.

Zo geef je je eigen team een boost: 3 praktische tips voor teamcoaching

Hoe je je eigen team een boost van jewelste kunt geven? (Terug) meer onderlinge verbinding en connectie kunt maken? Dat lees je in deze 3 concrete tips voor effectieve teamcoaching.

Tip 1: doe een check-in met je collega’s

Maak er een gewoonte van om een korte check-in te houden aan het begin van je teamvergadering. Neem het concept eventueel mee op in de agenda of plaats het op de eerste slide van je presentatie. Op tscheck in vind je heel wat inspiratievragen om zowel in- als uit te checken.

Tip 2: wees je bewust van je non-verbale communicatie

Wees je tijdens online meetings bewust van je non-verbale communicatie. Net zoals bij een mimespeler die op het toneel staat, moeten ook wij vanachter onze camera onze expressies en emoties een tikkeltje uitvergroten om ze duidelijk te laten overkomen. Mensen zien je slechts in een klein kadertje op een scherm, waardoor hun aandacht makkelijk wordt afgeleid. Gebruik bewust de afstand met je camera door af en toe dichterbij te leunen of verder weg te gaan zitten. Het is belangrijk om je gesprekspartner je onverdeelde aandacht te schenken, en hem of haar niet de indruk te geven dat je met andere zaken bezig bent. Bovendien zijn onze handen niet zichtbaar, en weet de persoon aan de andere kant van het scherm dus niet of we aan het noteren zijn, onze Instagram aan het checken of een mail aan het beantwoorden.

Tip 3: creëer een echte hybride setting

Schrijf een strategisch plan uit voor je onsite vs online setting, in deze tijden echt een must. Voor welke gelegenheden, meetings en afspraken moet het team fysiek op kantoor samenkomen? Welke type interacties gebeuren beter online? Zorg dat kantoormomenten een concrete functie hebben en ook effectief een meerwaarde zijn voor de teamleden. Hou je live meetings dus beperkt en relevant – zo geef je je team automatisch een reden om actief betrokken en aanwezig te zijn. Daarnaast kan een thuiswerkbeleid met duidelijke afspraken over platforms, tools, stille momenten, het aantal online meetings … ook nuttig zijn om homeworking echt duurzaam te maken.

Investeren in je team blijft waardevol

Het blijft hoe dan ook waardevol en interessant om in het welzijn van je team te investeren. Durf te vragen waar je team nood aan heeft en ga op zoek naar manieren om hieraan te werken. Een best practice hierin? Teamcoaching. Niet alleen voor teams die nog wat zoekende zijn, maar ook voor teams die (al) heel goed functioneren. Elk team kan blijven leren, en z’n interne werking blijven evalueren en verbeteren.

Geef je team een boost: kom naar de TeamBoost-infosessie

Op 25 maart 2022 duik ik tijdens een gratis infosessie in het TeamBoost-programma van Springbok. Ik geef je alle uitleg rond Teamcoaching – wat is het, wat is het niet, waarom is het zo belangrijk voor (w)healthy teams en wat mag je verwachten van het programma zelf. Schrijf je hieronder in, dan verwelkom ik je graag heel binnenkort.

Jouw team ook een boost geven?

Dankzij de laagdrempelige en enthousiaste aanpak van het team van Springbok zien we gedragsverandering bij onze medewerkers inzake een gezonde levensstijl. Jaar na jaar inspireert Springbok ons bij het uitwerken van ons Wellbee-ium project. Ook medewerkers die aanvankelijk niet zo overtuigd waren, krijgt Springbok toch over de streep. Dit draagt bij tot het algemeen welzijn van alle Ingenium medewerkers.

Ellen Dhaese, HR Manager, Ingenium

Gerelateerde artikels

15 september 2022

Team Springbok ‘walks the talk’ en neemt duurzaamheid vanaf vandaag nu nog serieuzer

Met ons team Springbokkers beslisten we unaniem op onze strategische dagen in juni te Heist dat we resoluut een duurzame onderneming willen zijn! We love the people, and the planet! Daarom willen we de kar van de 17 SDG’s (Sustainable Development Goals of, in het Nederlands, Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen) trekken.
12 september 2022

Zelfzorg tips voor een gezonde (werk)geest

Ben je een teamleider, manager, andere leidinggevende of verantwoordelijk voor het welzijn binnen je organisatie? Met deze vijf tips voor zelfzorg voor een gezonde geest hou je je energiepeil op punt – en kan je je team ook extra motiveren om hetzelfde te doen.

Gerelateerde workshops

Whealthy Workplaces Amsterdam

In oktober dompelen we ons opnieuw onder in de Amsterdamse bedrijfswereld waar de overtuiging heerst: zonder vitale medewerkers, geen succesvolle organisatie!

Whealthy Workplaces Kopenhagen

Tijdens deze driedaagse studiereis naar Kopenhagen worden alle traditionele inzichten over gezondheid op de werkvloer stevig door elkaar geschud.